Trello: perché dovresti usarlo nel tuo lavoro

Tempo di lettura: 4 minuti

Ti capita mai di provare paura di dimenticare un’informazione o un’attività nel flusso poco ordinato delle urgenze e delle necessità di ogni giorno?

A me capitava spesso. Poi ho scoperto un modo semplice e gratuito per evitarlo in modo definitivo e oggi voglio condividerlo con te.

Viviamo con un mucchio di liste di cose da fare nella mente. E di conseguenza abbiamo costantemente paura di dimenticare qualcosa. Questo fenomeno non migliora con il passare del tempo, anzi la situazione peggiora.

Più successo abbiamo, più ci troviamo a gestire informazioni e maggiori sono le conseguenze quando dimentichiamo qualcosa.

La paura di dimenticare è purtroppo giustificata.

Non è questione di “se”, ma di “quando”.

Oggi ti propongo una soluzione pratica e gratuita per dimenticare il problema delle to-do-list mentali.

Il tool online è Trello.

Uno strumento semplice che non richiede installazioni, è gratuito e basta un click per registrarsi.

Rispetto ai tradizionali elenchi di todo, le schede di Trello presentano due potenti vantaggi

  1. Gli elementi possono avere più di due stati (non solo “da Fare” e “Fatto”), 
  2. Gli elementi possono essere organizzati spazialmente (e la mente adora organizzare spazialmente).

Ecco alcuni esempi di utili bacheche:

Usare Trello per i tuoi progetti professionali o le tue liste personali ti consente di estrarre informazioni dal tuo cervello in modo da poterle dimenticare in sicurezza. Sì esatto, dimenticarle. Perché le risorse mentali non sono infinite, e occorre liberare “spazio” per gestirle con efficacia.

Se fai pratica nel trasferire informazioni dalla tua mente in Trello, puoi dire addio alla paura di dimenticare. Puoi così dedicarti a mille altre cose in totale serenità. E questa sensazione da sola vale il piccolo lavoro extra di mettere le informazioni su Trello.

Quante volte hai detto la frase “Lo faccio subito, prima che me ne dimentichi.”?

Smetti di usarla.

Facciamo un sacco di cose diverse tutto il giorno. Solo perché abbiamo paura di dimenticare qualcosa, a volte cambiamo compito mentre siamo nel mezzo di un’altra attività, semplicemente per paura di dimenticare.

Il nostro lavoro non è ricordare. Lascia sia Trello a farlo.

Il primo effetto collaterale dello “svuotare la mente” è che noterai subito schemi ricorrenti nel tuo lavoro. Inizia a inserire alcune informazioni nella bacheca di Trello e scoprirai che in realtà sono sempre variazioni su un singolo tema. Stesso compito, leggermente diverso.

Lavorare seguendo questo modello che emerge naturalmente è molto più efficiente, crea ordine, accelera le cose perché canalizza informazioni diverse dentro un “funnel operativo” decisamente efficace.

So cosa potresti pensare a questo punto: 

“Ma sono solo io, perché dovrei preoccuparmi di mettere tutto su Trello? 

Ho tutto sulla mia agenda / sulla lavagna / nella mia testa / sul mio desktop in un documento di testo / nella mia casella e-mail. “

È fantastico. Per te. Pensi di lavorare da solo? 

Se lavori in un’azienda o sei un freelance condividerai continuamente parte di quel lavoro. Consegnerai l’agenda, il cervello, il computer, la password dell’account e-mail?

E che dire di quando una seconda persona inizia a lavorare al tuo fianco sugli stessi compiti? Cosa che di solito accade quando è meno conveniente cambiare il processo: quando sei occupato e molto indietro. Non è esattamente il momento migliore per inventare da zero un processo per tracciare il tuo lavoro.

Inizia a pianificare la sostituzione adesso e scoprirai che tutto accadrà molto più rapidamente e con meno sforzo.

“A cosa stai lavorando? Come va?”

Che ci crediate o no, ad altre persone in realtà importa a cosa state lavorando e se avete finito o no. Nessuno lavora nel vuoto. Fai parte di una squadra, un ecosistema, un gruppo interdipendente di individui. 

Fai un favore ai tuoi colleghi e documenta cosa stai pensando di fare, cosa stai facendo e cosa hai fatto.

Quando mostri il tuo lavoro, altri possono contribuire, commentare, complimentarsi e confermare.

Quindi a cosa sto lavorando? “È su Trello vieni a vedere”.

Questo ti permette di dare le tue priorità. Sai cosa è importante, quando è importante, chi ne ha bisogno e quando.

Prova a mettere tutto ciò a cui stai lavorando su Trello per una sola settimana. Solo una settimana. Ti stupirà vedere come, dopo il primo breve impegno, ogni attività prenderà un ritmo differente rispetto al passato.

Ti renderai presto conto che, come tutti, a volte fai fatica a sapere su cosa lavorare dopo. A volte finisci per lavorare su tre cose contemporaneamente (il che significa che stai lavorando con una frazione della tua efficacia). Oppure qualcosa ti blocca e dimentichi di proseguire.

Trello rende tutto ciò assolutamente evidente, innegabile.

Ogni volta che qualcuno ti viene incontro con una richiesta, hai la tentazione naturale di fermare qualunque cosa tu stia facendo e iniziare una conversazione su quella richiesta.

Metti quella richiesta su una card di Trello. Da affrontare quando avrà la priorità. Puoi tornare al lavoro e il tuo collega si sarà sentito ascoltato.

Sembra complicato? No, è facile.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *