3 semplici trucchi che puoi applicare per fare di più in meno tempo

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Il progresso tecnologico moderno dovrebbe farci lavorare tutti di meno e in meno tempo.

Allora perché ti ritrovi a lavorare più tempo rispetto a quanto accadeva 20 o 30 anni fa?

Il problema è che la tua gestione del tempo è definita dalle urgenze e non da te.

In molti pensano sia qualcosa che non si possa evitare perché tutto accade al di fuori del proprio controllo

Non è così. 

Ti mostro ora come puoi aumentare la tua produttività con 3 semplici trucchi.

Insieme alla tua produttività, potrai veder crescere anche la tua felicità perché avrai più tempo da dedicare a hobby, relazioni e progetti personali. 

Il concetto chiave è creare la tua personale gestione del tempo.

Vediamo come fare.

1. Osserva l’interazione giornaliera tra tempo e energia

Il primo passo da fare per una migliore gestione del tempo è comprendere e conoscere le variazioni che la tua riserva di energia subisce durante il giorno.

Facciamo un esempio non troppo distante dalla realtà:

Nell’esempio precedente, puoi vedere come siano due i momenti di massimo picco di energia, mentre il resto del tempo mostra un declino della riserva disponibile.

Prova a confrontare l’esempio con la tua personale esperienza e scoprirai che anche tu hai momenti ben definiti in cui l’energia è al massimo.

Una volta scoperto questo trend giornaliero, ti suggerisco di distribuire le attività secondo questa logica:

  • task più impegnativi nei momenti di picco, in modo esclusivo (evita attività parallele),
  • task noiosi o ripetitivi nei momenti di minor disponibilità di energia (puoi affiancare attività simili).

Uno strumento per aiutarti in questa divisione delle attività è l’uso dei blocchi nel calendario. Oltre ad aiutarti nel ricordare cosa fare, inserire nel calendario i blocchi aiuta la tua mente a visualizzare e sincronizzarsi con la sequenza di azioni da svolgere.

2. Suddividi la tua lista di cose da fare

Concentrare tutte le cose da fare in un’unica lista rende difficoltoso riconoscere le priorità e allineare le attività al flusso di energia.

Invece di utilizzare un’unica lista, ti suggerisco di suddividere i task in 3 diverse liste:

  • Assolutamente da fare: task improrogabili con scadenze rigide
  • Utili da fare: task utili a sbloccare o facilitare altre attività
  • Belle da fare: task piacevoli che ci regalano energia (es. scrivere questo articolo per il blog)

Una volta suddivise le attività nelle 3 liste, ricorda di applicare la Regola del 5.

Scegli ogni giorno un massimo di 5 attività dalle liste. 

Se escludiamo le micro-attività, quelle troppo piccole per entrare in una lista, 5 è un numero di task sufficiente per suddividere il tempo in blocchi efficaci senza rischiare di impiegare più del previsto.

Nello scegliere le attività del giorno, non dimenticare mai di prenderne una dalla lista “Belle da fare”. Avrai in questo modo sempre un momento del giorno assegnato a qualcosa di piacevole e allo stesso tempo utile e rigenerante.

3. Includi attività da svolgere in più di un giorno

Trovo molto utile porsi obiettivi più grandi delle singole attività. Questo perché uno dei principali risultati da raggiungere è il proprio senso di realizzazione. In questo modo infatti è possibile lavorare senza eccessiva pressione sulle singole attività perché la visione d’insieme è di una settimana o più.

Dopotutto stiamo lavorando per gestire meglio il nostro tempo e non per aumentare la pressione e lo stress. Per questo, aggiungi alle tue liste anche attività con durata maggiore di un singolo giorno, così da portarle avanti con continuità e avere margine per i contrattempi

Inserire questo tipo di attività nelle liste le renderà visibili ma sapere che non è necessario spuntarle toglie la pressione da scadenza. 

Un ulteriore lato positivo, quando si esegue il compito collegato, è che si prova un incredibile senso di realizzazione pur senza aver rimosso l’attività dalla lista.

Per concludere

  • Inizia valutando l’andamento della tua energia durante il giorno e poi approfondisci i compiti e le azioni specifiche che ti danno energia rispetto ai compiti che la consumano. Prova a sincronizzare le attività con i tuoi livelli di energia durante il giorno.
  • Una volta che sei allineato con il tuo flusso di energia, prova a suddividere la lista di cose da fare in 3 diverse liste:  “Assolutamente da fare”, “Utili da fare”, “Belle da fare”
  • Includi attività da svolgere in più di un giorno. Cose che possono aiutarti a provare un maggiore senso di realizzazione quando le completi a tuo piacimento.

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