“Come faccio a ottenere il meglio dai miei progetti quando i risultati dipendono anche da altre persone?”

Spesso nel mio ruolo di project manager mi viene rivolta questa domanda.

Per questo ho realizzato questa guida dove trovi raccolti i 10 fattori per il project manager efficace che mi hanno permesso di ottenere risultati positivi, spesso perfino inattesi, nella mia attività di project manager.

Perché è importante saper gestire i progetti?

Qualsiasi lavoro tu faccia, qualsiasi ruolo tu abbia, dovresti sapere come gestire efficacemente i progetti perché sarai sempre legato a risultati condivisi con altri.

Questo è tanto più vero se ti trovi in una posizione di leadership.

Vediamo ora quali sono i 10 fattori più importanti che ti garantiranno di gestire con successo il tuo progetto.

Cos’è un progetto?

Un progetto è un’unità di lavoro logica e pianificata con alcuni risultati attesi che contribuiscono a una strategia generale.

Una bella definzione, ma cosa significa?

Significa che con i progetti organizziamo ogni aspetto del nostro lavoro e della nostra vita privata attraverso sequenze di azioni coordinate. Cerchiamo così di ottenere risultati concreti, utili a raggiungere obiettivi più grandi.

Facciamo un esempio.

Se hai l’obiettivo di migliorare la tua alimentazione, dovrai per prima cosa selezionare e poi acquistare solo ingredienti naturali di origine biologica .

Una volta raccolti gli ingredienti, dovrai imparare a preparare nuove ricette e organizzare il tuo tempo per la realizzazione di ogni portata (i piatti pronti non sono salutari, ma di sicuro fanno risparmiare molto tempo).

A questo punto, l’intera procedura va ripetuta ogni giorno, con continuità ma anche introducendo cambiamenti per non avere un menù noioso e ripetitivo.

Non sembra molto complesso, vero?

Cosa accade però se sono altre persone a fare queste operazioni al posto tuo?

Se chi acquista gli ingredienti ignora la selezione, o chi cucina lo fa non rispettando le ricette, l’obiettivo finale sarà irraggiungibile.

Ecco quindi che un processo semplice e dal risultato certo si trasforma in una forte incognita.

Vediamo quindi come ottenere il massimo come project manager quando il risultato dipende dal lavoro di più persone.

10 principi base per un project manager efficace

1. Conosci le basi del progetto

Prima di affrontare qualsiasi progetto, devi rispondere ad alcune domande di base:

  • Perché dobbiamo lavorare su questo progetto e perché ora
  • In che modo questo progetto contribuisce all’obiettivo più ampio?
  • Chi sono gli stakeholder, gli sponsor e i clienti? 
  • Quali aspettative hanno, quali preoccupazioni e problemi vogliono risolvere con questo progetto?
  • Che aspetto ha il successo di questo progetto per te e le parti interessate? 
  • Qual è la definizione di “fatto” che ciascuno ha su questo progetto?
  • Quando iniziamo e finiamo il progetto? 
  • Esiste una sequenza temporale desiderata per l’intero progetto o traguardi specifici?
  • Ha una scadenza rigida, il che significa che non possiamo mancare a prescindere da qualsiasi cosa? Se è così, dobbiamo capire perché è così: ci sono conseguenze legali o un annuncio pubblico?

La conoscenza delle risposte a queste domande e la loro condivisione con il team rappresentano un elemento cruciale per la buona riuscita di qualsiasi progetto.

2. Utilizza i framework

Un framework non è altro che un modello organizzato di lavoro che scandisce le varie fasi del progetto e definisce processi, compiti e attività da svolgere.

Esistono diversi framework,

  • RACI,
  • le 5 fasi del progetto (Avvio, Pianificazione, Esecuzione, Tracciamento, Post mortem e Report)
  • Agile

sono solo alcuni tra i più noti e utilizzati.

Un buon project manager dovrebbe padroneggiare questi framework per capire come aiutare il team a organizzare e realizzare progetti e gestire le aspettative

Ti svelo un segreto: il momento più critico è sempre prima dell’inizio del progetto. È il momento decisivo per influenzarne l’esito. Una buona pianificazione include anche l’identificazione dei rischi e la loro comunicazione tempestiva per ridurre al minimo le sorprese.

Ti suggerisco due tool online per applicare con facilità un framework efficace senza bisogno di conoscerne nessuno: Trello e ClickUp.

3. Motiva il team

Se la pianificazione è uno sforzo condiviso, l’esecuzione è totale responsabilità dei membri del tuo team. I manager dovrebbero supportare il team e creare un ambiente favorevole per il successo durante tutto l’arco del progetto.

Il team dovrebbe essere entusiasta di lavorare al progetto. Altrimenti, è solo un altro compito noioso che devono completare.

La tua prima responsabilità come project manager è quella di vendere il progetto al team.

Quando il tuo team capisce perché esiste il progetto, può capire meglio il livello di impatto sulla visione o strategia complessiva. Deve percepire la connessione tra il progetto e l’intera azienda perché nasca una predisposizione positiva.

Una volta che i membri del team hanno capito questa parte, spetterà a loro trovare il modo di farlo, in quanto ciò crea in loro la percezione di proprietà del piano di esecuzione. Devi fidarti di loro e fare affidamento su di loro per chiudere il progetto in modo corretto e puntuale.

Crea una cultura di proprietà e responsabilità dando al tuo team la possibilità di prendere decisioni e negoziarle in caso di disaccordo.

Solo sentendosi un partner del progetto qualcuno è veramente motivato a svolgerlo bene. Se è un comando dall’alto verso il basso, la motivazione non sarà così forte, o addirittura del tutto assente. Fidati del tuo team e sii disponibile a supportarli quando necessario.

4. Assegna le persone giuste

A seconda della struttura del tuo team principale, sarai responsabile della creazione di gruppi di lavoro per progetti specifici.

Alcuni commettono l’errore di assegnare sempre i loro collaboratori migliori ai progetti più critici per assicurarsi sempre che vengano realizzati.

Questo può funzionare per qualche tempo ma non è sostenibile a lungo termine. In questo modo, si bruciano le risorse più forti e non si creano le opportunità per gli altri di crescere

Il giusto mix tra i tuoi collaboratori, per livello di esperienza e tipo di competenza, rende ricco il confronto nel gruppo e garantisce crescita a tutti i partecipanti.

Cerca sempre di pensare a chi dovrebbe lavorare su un progetto tenendo conto delle caratteristiche specifiche di ciascuno.

Come project manager, dovresti conoscere i punti di forza e di debolezza dei collaboratori, nonché le loro aspirazioni.

Ogni progetto è un’opportunità per i collaboratori di apprendere, esplorare nuove aree, guidare gli altri e mostrare alcune capacità di leadership.

Abbinare risorse forti con quelle meno esperte crea un buon equilibrio e opportunità per tutti.

5. Dai il calcio d’inizio

Un progetto di successo inizia con una riunione di avvio adeguata. È la possibilità per il team (e per te) di porre domande di chiarimento. È anche un’ottima opportunità per mettere tutto per iscritto.

6. Resta aggiornato

I project manager sono in costante comunicazione con persone diverse all’interno dell’organizzazione. Chiunque in qualsiasi momento può chiedere qual è lo stato di un progetto. Dovresti sapere a che punto sono tutti i tuoi progetti in un dato momento. Non è facile, per questo esistono strumenti online utili a facilitare le operazioni di aggiornamento sugli avanzamenti.

Ti suggerisco due tool online per seguire con facilità lo stato di avanzamento dei tuoi progetti: Trello e ClickUp.

Per evitare domande o dubbi, risolvi in modo proattivo i blocchi e le resistenze prima che si presentino. Potrebbe trattarsi di una conversazione con alcune parti interessate, di configurare un’infrastruttura per i test o di anticipare il progetto sui programmi di alcune risorse chiave.

Più piccolo è il tuo team, più dettagli dovresti conoscere sui tuoi progetti. Per i team più grandi, dovresti fare affidamento sui leader tecnici per i dettagli e conoscere il riepilogo e i potenziali blocchi e problemi su base settimanale.

7. Negozia la flessibilità

Un altro modo di pensare al successo di un progetto sono le aspettative. La formula per il successo si presenta così:

successo = risultati – aspettative

Devi gestire le aspettative in ogni momento, prima di pianificare e durante l’esecuzione del progetto. Lascia sempre spazio alle incognite e comunica i rischi.

Se promuovi troppo o ti impegni a un progetto con una scadenza difficile da raggiungere, stai mettendo molto stress sul tuo team. Nella maggior parte delle organizzazioni scadenze e budget sono negoziabili. Il tuo compito è negoziare obiettivi ragionevoli con un po’ di respiro. Lascia che i membri del tuo team imparino e sperimentino senza timore di perdere una scadenza o fallire completamente il progetto.

8. Misura il successo

Quando si pianifica un progetto, inizia dalla fine. Comprendi come si presenta il successo. Se non sai che aspetto ha, sarà difficile riconoscere quando ci arrivi o se ti stai muovendo nella giusta direzione. 

Suddividi ogni progetto, anche piccolo, in piccoli sottoprogetti o milestone e poi più in basso verso compiti o storie. Scegli il processo che fornisce un’istantanea dello stato del progetto in qualsiasi momento. 

Quando si misura l’avanzamento di un progetto, ci sono cinque importanti metriche di cui è necessario tenere traccia:

  1. Percentuale completa. Ti stai muovendo abbastanza velocemente per rispettare la scadenza prefissata?
  2. Qualità. Stai sacrificando la qualità per la velocità?
  3. Budget. Stai coinvolgentdo più persone del necessario per avanzare più velocemente?
  4. Aspettative. Stai lavorando per produrre l’output previsto?
  5. Risultato del progetto. Stai lavorando per il risultato desiderato?

Il risultato non significa output. L’output del progetto è il risultato finale. Il risultato del progetto è l’impatto sul business.

9. Risolvi i conflitti

I leader guidano spesso il cambiamento. Questo cambiamento potrebbe presentarsi in molte forme diverse, come migrazioni tecnologiche, cambiamento della cultura, riorganizzazione, ecc.

Ogni volta che c’è un cambiamento, c’è quasi sempre resistenza. Avere conflitti in un progetto è inevitabile. Prima accetti il ​​fatto che i conflitti sono normali, meglio sarà.

Una differenza di opinione è un segno di una cultura sana e diversificata, fintanto che i conflitti non sono personali e c’è un’opportunità per parlare e difendere la propria posizione. I manager possono svolgere un ruolo di mediatore per gestire il conflitto in modo che non sfugga al controllo. E non permettere che il conflitto sia un ostacolo. Prima o poi, deve essere presa una decisione. Se la tua squadra non riesce a concordare qualcosa, è tua responsabilità prendere la scelta migliore o chiamare un esperto per farlo in modo indipendente.

In effetti, dovresti preoccuparti quando la tua squadra non è mai in disaccordo. Questo potrebbe essere un sintomo della cultura guidata dalla paura, del disimpegno di una squadra o della loro mancanza di interesse per un argomento specifico.

Le aziende sono progettate per creare conflitti. I dipartimenti hanno ciascuno i propri obiettivi e priorità, non sempre complementari o coerenti. Assicurati di comprendere le priorità e gli obiettivi di tutte le parti. Le persone raramente discutono per il gusto di discutere. Prenditi il ​​tempo per conversare e allineare le loro priorità alle tue il più possibile. L’obiettivo è avere una vittoria per tutte le parti coinvolte.

10. Guarda indietro

Non puoi migliorare ciò che non misuri. La visione retrospettiva è la tua opportunità di guardare indietro, raccogliere feedback e usarlo per futuri miglioramenti. Cerca costantemente feedback diretti o indiretti dal tuo team e dalle parti interessate. Ricorda che non tutti sono a proprio agio nel fornire feedback negativi direttamente, in particolare al proprio manager. Devi fare qualche sforzo in più per ottenere feedback, dubbi e suggerimenti costruttivi.

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